ESTRUCTURA DE SISTEMA
ADMINISTRATIVO:
Podemos determinar la estructura de un Sistema Administrativo de la
siguiente manera:
INSUMOS O DEMANDANTES:
Los insumos
están representados básicamente por los recursos con que cuenta un sistema para
poder operar en condiciones normales a fin de realizar las tareas que le son
propias para alcanzar sus objetivos. Estos recursos son de naturaleza diversa y
pueden ser:
- HUMANOS: es el personal necesario para el buen desempeño de las funciones de la empresa.
- CAPITAL: son los bienes materiales necesarios (muebles, útiles, herramientas, etc.) y medios financieros que permitan la adquisición y procesamiento de los insumos.
- TECNOLOGICOS: son los métodos y técnicas de producción.
- ADMINISTRATIVOS: habilidades para el buen manejo de los recursos.
Los insumos del
ambiente externo pueden incluir, como vemos, personas, capital y habilidades
administrativas, así como conocimientos y habilidades técnicas. Adicionalmente
varios grupos de personas, demandan ciertas cosas de las empresas. Así por
ejemplo:
- EMPLEADOS: desean un salario más alto, más prestaciones y seguridad en el empleo.
- CONSUMIDORES: demandan productos seguros y confiables a precios razonables.
- PROVEEDORES: desean seguridad de que se comprarán sus productos.
- ACCIONISTAS: no sólo desean altos rendimientos de su inversión, sino también la seguridad de su dinero.
- GOBIERNO: nacional, estadal y local dependen de los impuestos que pagan las empresas, pero también esperan que éstas cumplan las leyes.
- COMUNIDAD: demanda que las empresas sean "buenas ciudadanas" y que por lo tanto, ofrezcan la máxima cantidad de fuentes de trabajo con un mínimo de contaminación.
- Otros demandantes pueden ser las INSTITUCIONES FINANCIERAS y los SINDICATOS, e incluso los COMPETIDORES, quienes hacen un legítimo reclamo de juego limpio.
Muchas de estas
demandas son incongruentes entre sí, de modo que es labor del administrador,
integrar los objetivos legítimos de los demandantes, lo que implica una serie
de negociaciones, disyuntivas y concesiones del ego de los administradores.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
TRANSFORMACIÓN (FUNCIONES ADMINISTRATIVAS):
El proceso
administrativo se entiende, cómo el conjunto de funciones que tienen cómo
resultado final, el cumplimiento de los objetivos de una organización. El
proceso administrativo no es lineal, más bien se podría visualizar en círculo
ya que, cada función se integra con el resto y el conjunto de la integración se
observa en los resultados de la gestión. La gestión empresarial combina las funciones
del proceso administrativo, adaptándolas a las condiciones de cada mercado.
- Planificación: trata de crear el futuro deseado, dando pasos para una buena formación en el campo laboral.
- Organización: es un sistema que permite una utilización de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que ejecuta. Es un proceso en donde se determina que es lo que se debe hacer para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y estableciendo actividades.
- Dirección: es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización. La dirección se ejerce a través del liderazgo, la motivación y la comunicación.
- Control: es el seguimiento de encaminar y corregir que se estén efectuando las actividades programadas, planificadas y que estén obteniendo resultados. El control se ejerce debido a los planes que se obtengan en la planificación.
SISTEMAS DE
COMUNICACIÓN:
Para ser
transmitido un mensaje, se requiere de un sistema de comunicación que permita
que la información sea transferida, a través del espacio y el tiempo, desde un
punto llamado fuente hasta otro punto de destino, mediante un cable como en el
caso de un teléfono o por ondas como en el caso de las radios.
Los mensajes
pueden presentarse bajo diferentes formas: una secuencia de símbolos,
intensidad de la luz y los colores de una imagen televisada, la presión
acústica de la voz, etc.
Los sistemas de
comunicación eléctrica brindan los medios para que la información, codificada
en forma de señal, se transmita o intercambie.
Un sistema de
comunicación consta de tres componentes esenciales: transmisor, canal de
transmisión y el receptor.
VARIABLES EXTERNAS:
Comprende todo
aquello que, estando «fuera» del control del sistema, determina cómo opera el
mismo. Integra las cosas que son constantes o dadas; el sistema no puede hacer
nada con respecto a sus características o su comportamiento.
El efecto
provocado por las variables externas depende de varios factores.
- Políticas o restricciones legales
- Económicos
- Sociales
- Tecnológicos
- Ambientales o ecológicos
PRODUCTOS O SALIDAS:
A los
resultados, o lo que es lo mismo, a los objetivos logrados o no del sistema les
llamamos «salidas» o acciones resultantes de la fenomenología sistémica.
El resultado del
sistema se envía al medio. Si los productos o salidas son gratificantes,
proporcionan mayores estímulos y se refuerza la motivación para nuevos
aprendizajes. Gracias a lo cual se hace más favorable la repetición de
situaciones.
REVITALIZACIÓN DEL
SISTEMA:
Se refiere al
mantenimiento y optimización del mismo, devolviéndole estabilidad, rendimiento
y corrigiendo los problemas presentados durante su funcionamiento.
DESCRIPCIÓN DE LAS
FASES:
FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA:
En todo sistema
existe un proceso de transformación de lo que recibe como “entrada” (insumos,
estímulos, datos) en elementos de salida (respuestas, resultados, productos,
información) y este proceso actúa en un medio ambiente determinado.
El input
(entrada) surge de la influencia del ambiente sobre el sistema y el output
(salida) es la respuesta del sistema sobre el ambiente.
EVALUACIÓN DEL
FUNCIONAMIENTO:
El
funcionamiento de un sistema debe ser medido o evaluado para conocer las
deficiencias y problemas que éste presenta. Aunque una evaluación cualitativa
puede resultar útil en las etapas iniciales del desarrollo del sistema, medidas
cuantitativas bajo unas mismas condiciones resultan de vital importancia para
ver el progreso real del sistema y compararlo consigo mismo o con otros. Los
números no aportan información si se desconoce de dónde proceden, es decir, qué
representan. La evaluación de cualquier tecnología debe ir acompañada de un
conjunto de medidas estándar propuestas para tal fin. La disponibilidad de
bases de datos y de protocolos o procedimientos para la evaluación de estos
sistemas ha sido un componente muy importante, casi fundamental, en el progreso
alcanzado en este campo y ha permitido compartir nuevas ideas, e incluso
compararlas con otras ya consolidadas.
ELABORACIÓN DEL PLAN
DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.:
·
Desarrollo
del plan de acción
·
Objetivos.
·
Eventos
Principales.
·
Calendario
·
Recursos
– mecanismo de segmento.
LOS OBJETIVOS Y BENEFICIOS:
·
Fijar
las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
·
Facilitar
la comprensión de los objetivos, política, estructurada y funciones de cada
área integrante de la organización.
·
Definir
las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.
·
Constituir
una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas y procedimientos.
·
Determinar
la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás
integrantes de la organización.
