Actividad 5: Sistemas Administrativos

ESTRUCTURA DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:

Podemos determinar la estructura de un Sistema Administrativo de la siguiente manera:

INSUMOS O DEMANDANTES:

Los insumos están representados básicamente por los recursos con que cuenta un sistema para poder operar en condiciones normales a fin de realizar las tareas que le son propias para alcanzar sus objetivos. Estos recursos son de naturaleza diversa y pueden ser:

• HUMANOS: es el personal necesario para el buen desempeño de las funciones de la empresa.
• CAPITAL: son los bienes materiales necesarios (muebles, útiles, herramientas, etc.) y medios financieros que permitan la adquisición y procesamiento de los insumos.
• TECNOLOGICOS: son los métodos y técnicas de producción.
• ADMINISTRATIVOS: habilidades para el buen manejo de los recursos.

Los insumos del ambiente externo pueden incluir, como vemos, personas, capital y habilidades administrativas, así como conocimientos y habilidades técnicas. Adicionalmente varios grupos de personas, demandan ciertas cosas de las empresas. Así por ejemplo:

• EMPLEADOS: desean un salario más alto, más prestaciones y seguridad en el empleo.
• CONSUMIDORES: demandan productos seguros y confiables a precios razonables.
• PROVEEDORES: desean seguridad de que se comprarán sus productos.
• ACCIONISTAS: no sólo desean altos rendimientos de su inversión, sino también la seguridad de su dinero.
• GOBIERNO: nacional, estadal y local dependen de los impuestos que pagan las empresas, pero también esperan que éstas cumplan las leyes.
• COMUNIDAD: demanda que las empresas sean "buenas ciudadanas" y que por lo tanto, ofrezcan la máxima cantidad de fuentes de trabajo con un mínimo de contaminación.
• Otros demandantes pueden ser las INSTITUCIONES FINANCIERAS y los SINDICATOS, e incluso los COMPETIDORES, quienes hacen un legítimo reclamo de juego limpio.

Muchas de estas demandas son incongruentes entre sí, de modo que es labor del administrador, integrar los objetivos legítimos de los demandantes, lo que implica una serie de negociaciones, disyuntivas y concesiones del ego de los administradores.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSFORMACIÓN (FUNCIONES ADMINISTRATIVAS):

El proceso administrativo se entiende, cómo el conjunto de funciones que tienen cómo resultado final, el cumplimiento de los objetivos de una organización. El proceso administrativo no es lineal, más bien se podría visualizar en círculo ya que, cada función se integra con el resto y el conjunto de la integración se observa en los resultados de la gestión. La gestión empresarial combina las funciones del proceso administrativo, adaptándolas a las condiciones de cada mercado.

• Planificación: trata de crear el futuro deseado, dando pasos para una buena formación en el campo laboral.
• Organización: es un sistema  que permite una utilización de los recursos cuyo fin es establecer  una relación entre el trabajo y el personal que ejecuta. Es un proceso en donde se determina  que es lo que se debe hacer para lograr una finalidad  establecida  o planeada, dividiendo y estableciendo actividades.
• Dirección: es el proceso para dirigir e influir  en las actividades de los miembros de un grupo o una organización. La dirección se ejerce a través del liderazgo, la motivación y la comunicación.
• Control: es el seguimiento de encaminar y corregir que se estén efectuando  las actividades programadas, planificadas y que estén obteniendo resultados. El control se ejerce debido a los planes que se obtengan en la planificación.

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN:

Para ser transmitido un mensaje, se requiere de un sistema de comunicación que permita que la información sea transferida, a través del espacio y el tiempo, desde un punto llamado fuente hasta otro punto de destino, mediante un cable como en el caso de un teléfono o por ondas como en el caso de las radios.

Los mensajes pueden presentarse bajo diferentes formas: una secuencia de símbolos, intensidad de la luz y los colores de una imagen televisada, la presión acústica de la voz, etc.

Los sistemas de comunicación eléctrica brindan los medios para que la información, codificada en forma de señal, se transmita o intercambie.

Un sistema de comunicación consta de tres componentes esenciales: transmisor, canal de transmisión y el receptor.

VARIABLES EXTERNAS:

Comprende todo aquello que, estando «fuera» del control del sistema, determina cómo opera el mismo. Integra las cosas que son constantes o dadas; el sistema no puede hacer nada con respecto a sus características o su comportamiento.

El efecto provocado por las variables externas depende de varios factores.

1. Políticas o restricciones legales
2. Económicos
3. Sociales
4. Tecnológicos
5. Ambientales o ecológicos

PRODUCTOS O SALIDAS:

A los resultados, o lo que es lo mismo, a los objetivos logrados o no del sistema les llamamos «salidas» o acciones resultantes de la fenomenología sistémica.

El resultado del sistema se envía al medio. Si los productos o salidas son gratificantes, proporcionan mayores estímulos y se refuerza la motivación para nuevos aprendizajes. Gracias a lo cual se hace más favorable la repetición de situaciones.

REVITALIZACIÓN DEL SISTEMA:

Se refiere al mantenimiento y optimización del mismo, devolviéndole estabilidad, rendimiento y corrigiendo los problemas presentados durante su funcionamiento.

DESCRIPCIÓN DE LAS FASES:

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA:

En todo sistema existe un proceso de transformación de lo que recibe como “entrada” (insumos, estímulos, datos) en elementos de salida (respuestas, resultados, productos, información) y este proceso actúa en un medio ambiente determinado.

El input (entrada) surge de la influencia del ambiente sobre el sistema y el output (salida) es la respuesta del sistema sobre el ambiente.

EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO:

El funcionamiento de un sistema debe ser medido o evaluado para conocer las deficiencias y problemas que éste presenta. Aunque una evaluación cualitativa puede resultar útil en las etapas iniciales del desarrollo del sistema, medidas cuantitativas bajo unas mismas condiciones resultan de vital importancia para ver el progreso real del sistema y compararlo consigo mismo o con otros. Los números no aportan información si se desconoce de dónde proceden, es decir, qué representan. La evaluación de cualquier tecnología debe ir acompañada de un conjunto de medidas estándar propuestas para tal fin. La disponibilidad de bases de datos y de protocolos o procedimientos para la evaluación de estos sistemas ha sido un componente muy importante, casi fundamental, en el progreso alcanzado en este campo y ha permitido compartir nuevas ideas, e incluso compararlas con otras ya consolidadas.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.:

·         Desarrollo del plan de acción

·         Objetivos.

·         Eventos Principales.

·         Calendario

·         Recursos – mecanismo de segmento.

LOS OBJETIVOS Y BENEFICIOS:

·         Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.

·         Facilitar la comprensión de los objetivos, política, estructurada y funciones de cada área integrante de la organización.

·         Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.

·         Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.

·         Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.