Actividad 4: Etapas Metodológicas para el Diseño e Implementación del Sistema

DISEÑO DE SISTEMAS:

El diseño del sistema es la estrategia de alto nivel para resolver problemas y construir una solución. Éste incluye decisiones acerca de la organización del sistema en subsistemas y decisiones fundamentales conceptuales y de política que son las que constituyen un marco de trabajo para el diseño detallado.

La organización global del sistema es lo que se denomina la arquitectura del sistema. Existe un cierto número de estilos frecuentes de arquitectura, cada uno de los cuales es adecuado para ciertas clases de aplicaciones. Una forma de caracterizar una aplicación es por la importancia relativa de sus modelos de objetos, dinámico y funcional. Las distintas arquitecturas ponen distintos grados de énfasis en los tres modelos.

El diseño de sistemas es la primera fase de diseño en la cual se selecciona la aproximación básica para resolver el problema. Durante el diseño del sistema, se decide la estructura y el estilo global. La arquitectura del sistema es la organización global del mismo en componentes llamados subsistemas. La arquitectura proporciona el contexto en el cual se toman decisiones más detalladas en una fase posterior del diseño. El diseñador de sistemas debe tomar las siguientes decisiones:

• Organizar el sistema en subsistemas
• Identificar la concurrencia inherente al problema
• Asignar los subsistemas a las tareas
• Seleccionar una aproximación para la administración y almacenamiento de datos
• Manejar el acceso a recursos globales
• Seleccionar la implementación de control
• Manejar las condiciones de contorno
• Establecer la compensación de prioridades

DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:

El diseño supone una acción destinada a transformar situaciones existentes de acuerdo con ciertos objetivos. Según Simon (1969, 87), el diseño “constituye la esencia de toda organización profesional y se ocupa de cómo debieran ser las cosas”.

El autor considera que para comprender los sistemas complejos, como las organizaciones, se necesita una descripción de estado y una descripción de proceso. La primera plantea el problema a resolver en términos de la solución buscada. Las descripciones de proceso se relacionan con fórmulas, ecuaciones o procedimientos que permiten lograr el estado meta a partir de un estado inicial.

Esta concepción de diseño es aplicable al caso de los sistemas administrativos. El estado deseado tiene que ver con determinados objetivos a lograr y ciertas definiciones estratégicas que se concretarán a través de un proceso o procesos realizados no en forma espontánea, sino de acuerdo con las especificaciones, establecidas de manera deliberada por un especialista.

Los sistemas administrativos están estrechamente relacionados con los procesos, ya que pueden ser interpretados como programas para prescribir tareas'. Según Lardent (1976), son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en función de ciertos fines.

Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados (Gilli, 1998, 30). Encontramos en esta definición ciertos nombres que resultan clave para su cabal comprensión: conjunto integrado, procedimientos e información para el control.

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:

Poner en marcha el Sistema desarrollado y someterlo a un proceso de evaluación.

Durante la puesta en marcha y evaluación, el Equipo de Proyecto debe acompañar al Usuario.

Finalmente, hacer entrega al Usuario para que comience su Operación.

EVOLUCIÓN DE FACTIBILIDAD:

El desarrollo de un Sistema debe proveer de ayuda en los procesos para el cual se va a implantar. Por consiguiente, este debe generarle beneficios a la empresa tanto desde el punto de vista operativo como económico, también desde cumplir con las normas y requisitos en base a la factibilidad operativa, legal y técnica, los cuales se realizaron en la fase de factibilidad de la investigación.

• Factibilidad Operativa: En la factibilidad operativa desea prever la versatilidad que es sistema deberá poseer, probar su funcionamiento. Así como también se debe examinar la sencillez en su utilización de manera tal que sea accesible y de fácil uso para cualquier usuario.
• Factibilidad Técnica: Para la implementación del sistema es necesario contar por lo menos con los recursos tecnológicos mínimos para su implementación y buen funcionamiento.
• Factibilidad Económica: En esta fase, es necesario un estudio detallado de los costos de desarrollo del sistema para corroborar que el sistema es factible económicamente. Esto determinará si es viable adquirido ya que se habrá establecido la relación detallada de costo-beneficio

MODELACIÓN:

La modelación de sistemas muestra la forma en que el sistema tiene que funcionar. Esta técnica se usa para estudiar cómo se combinan los distintos componentes para producir algún resultado. Estos componentes conforman un sistema que comprende recursos procesados de distintas formas (asesoramiento, diagnóstico, tratamiento) para generar resultados directos (productos o servicios), que a su vez pueden producir efectos en las personas que los usan y, a largo plazo, impactos más indirectos en los usuarios y la comunidad en general.

Al diagramar las relaciones que hay entre las actividades del sistema, la modelación de sistemas facilita la comprensión de las relaciones entre las diversas actividades y el impacto que tienen entre sí.

ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN:

Una estrategia sencilla es la implementación a través de etapas.

Preparación:

• Esta fase consiste en involucrar a los diferentes participantes del proyecto ofreciendo el impulso y las orientaciones estratégicas precisas para su puesta en marcha.

Análisis:

• El análisis consiste en evaluar las necesidades de los diversos usuarios directos (comerciales, marketing, soporte al cliente) e indirectos. La identificación previa de las necesidades en cuanto a creación de informes por parte de cada equipo permite configurar mejor la herramienta.

Implementación:

• Esta fase implica la configuración de la aplicación y del planteamiento. La intervención técnica y funcional permite garantizar el éxito del proyecto.

Puesta en marcha:

• La puesta en marcha requiere la formación inicial de los usuarios y la validación por parte de cada uno de ellos en su propio entorno. En esta última etapa de la implementación todavía se pueden efectuar ciertos ajustes.

Gestión de la transición:

• Una vez efectuada la implementación, debe realizarse un seguimiento de la adopción de la herramienta, dar soporte a los usuarios y gestionar el mantenimiento de forma correctiva y evolutiva de la aplicación.

IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA:

Una vez diseñado y creado el sistema, de acuerdo a la estrategia desarrollada para tal fin, se llega a la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.

Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura.

En todo Sistema, una vez puesto en marcha, siempre debe haber revisiones al mismo para ver cómo está operando, observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de mejora para su crecimiento.